Documents numériques et Archivage électronique : La totalité des documents traités dans l’entreprise et le cabinet comptable peut désormais être numérique. La dématérialisation des factures et documents « papier » en « copies fidèles »de même valeur probante est clairement définie. Ainsi il sera possible à l’entreprise d’adresser ces copies au vérificateur lors de demandes de justifications durant un examen de comptabilité, puisque le dialogue avec le contrôleur se fait à distance. De même, la transmission de ces copies devrait faciliter les échanges de pièces avec les OGA en cas d’Examen Périodique de Sincérité. La valeur probante de ces documents doit être assurée par un Archivage conforme à la réglementation, ainsi que pour toutes les Factures électroniques.

L’expert-comptable devra accompagner ses clients à mettre en œuvre la gestion de ses documents numériques et factures électroniques en lui garantissant la sécurité réglementaire et fiscale. Il pourra leur offrir des services adaptés à leurs besoins, selon leurs tailles et activités.

1.     Documents Numériques :

• La réglementation : Code Civil et droit fiscal
• Dématérialisation des originaux « papier », la « copie fidèle »
• Process de numérisation
• Exemples d’usages cabinet/clients (bulletins de paie, factures, notes de frais, documents divers)

2.    L’Archivage des documents numériques

• Définition de l’archivage
• Obligations d’archivage
• SAE le Système d’Archivage Electronique
• CFE le Coffre-Fort Electronique
• CFE / SAE / Espaces Numériques

3.    Les Missions de l’expert-comptable

• Analyser les besoins de l’entreprise
• Proposer des outils et organisations adaptés
• Sécuriser fiscalement les choix retenus
• Accompagner l’entreprise dans la mise en place des outils et organisations

Documents numériques et Archivage : mettre en place et justifier la valeur probante des pièces justificatives numériques originales ou « copies fiables » auprès de l’administration fiscale et des tiers, conseiller les clients et leur apporter des solutions pratiques et sécurisées.

Annexes : 

• Liens vers les textes réglementaires
• Liens vers des solutions et outils numériques